이사회 의사록 번역공증·아포스티유, 중국 자회사 대표 변경 당일 견적

안녕하세요, 윈차이나입니다.
중국 자회사(중국 법인)의 대표이사, 즉 법정대표인(法定代表人)이 바뀌면 한국 모회사는 그 결정을 담은 이사회 의사록을 중국 현지 등기 절차에 맞는 형태로 준비해야 해요. 이때 실무 담당자가 먼저 묻는 것은 두 가지예요. 번역공증과 아포스티유를 어떤 순서로 밟는지, 그리고 비용과 일정을 오늘 안에 알 수 있는지예요. 결론부터 말하면 결의 문서의 스캔본과 제출처 정보가 갖춰지면 견적은 당일 산정할 수 있고, 인증은 1회로 끝나요.

아래에서 공증부터 해야 하는 이유, 경로별 단계, 당일 견적 조건, 성명 표기, 중국 쪽 등기 기한을 순서대로 정리하고, 공증서 발급일 기준에 걸렸던 실제 의뢰에서 확인한 유의점을 덧붙여요.

※ 2026년 11월 6일 기준으로 법무부·재외동포청 아포스티유 안내와 중국 「市场主体登记管理条例」 원문을 확인해 정리했어요.

중국 법인 대표 변경 서류, 이사회 의사록은 왜 공증부터 하나요?

한국 모회사의 의사록은 회사가 스스로 작성한 사문서라서, 공증인의 확인을 먼저 받아야 법무부 아포스티유를 붙여 중국에 낼 수 있어요. 이 증명은 공문서나 공증문서에만 붙기 때문에, 회사 내부 문서는 공증이라는 관문을 거쳐야 비로소 인증 대상이 돼요. 공증문서의 아포스티유는 「공문서에 대한 아포스티유 및 본부영사확인서 발급에 관한 규정」 제3조에 따라 법무부장관이 발급하고, 제9조에 따라 신청일부터 3일 이내에 처리돼요(공증인 직인·서명이 등록되지 않았으면 1회 7일 이내 연장).

중국은 2023년 11월 7일 협약이 발효되면서 한국 공문서와 공증문서를 인증 1회로 받아요. 예전처럼 주한중국대사관 영사확인을 한 번 더 거치던 단계는 지금은 없어요. 그래서 오늘날 의사록 준비는 작성과 서명, 공증, 인증이라는 짧은 흐름으로 정리돼요.

다만 중국 쪽 요구 목록은 자회사가 있는 지역의 등기기관과 자회사 실무 담당자가 정해요. 의사록 외에 새 대표이사의 여권 사본이나 모회사 법인등기부등본을 함께 요구하는 경우가 있어서, 아래 3종 서류 중 무엇이 필요한지 현지 목록부터 받아 두는 것이 첫 순서예요. 문서마다 발급기관이 다르다는 점은 인증 대상 문서와 발급기관 안내에서 확인할 수 있어요.

중국 쪽 등기에는 법으로 정한 기한이 있어요. 「市场主体登记管理条例」(국무원령 제746호, 2022년 3월 1일 시행) 제8조는 법정대표인 성명을 등기 사항으로 두고, 제24조는 변경 결의일부터 30일 이내에 등기기관에 변경등기를 신청하도록 정해요. 기한을 넘긴 채 시정 명령에도 따르지 않으면 제46조에 따라 1만~10만 위안의 벌금 대상이 될 수 있어서, 한국에서 진행하는 공증과 인증도 이 30일 안에 들어와야 해요.

• 이사회 결의 문서 — 회사가 작성한 사문서라서 공증인 확인 뒤 법무부에서 인증받아요. 중국 쪽에서는 모회사 명의의 주주결정(股东决定)이나 임면서(任免书)를 따로 요구하기도 하니, 현지 담당자에게 서식을 먼저 받아요.
• 새 대표이사 여권 사본 — 현지에서 요구하면 사본 공증을 거쳐 법무부 인증으로 준비해요.
• 모회사 법인등기부등본(등기사항전부증명서) — 법원이 발급한 공문서 원본이라 재외동포청에서 인증을 받고, 열람용이 아닌 제출용으로 발급받아야 해요.

이사회 의사록 번역공증과 아포스티유는 경로별로 몇 단계인가요?

중국에 낼 결의 문서는 원문만 공증해 인증하는 경로가 3단계, 중문 번역문을 붙여 함께 공증받는 경로가 4단계예요. 어느 경로를 쓸지는 중국 등기기관이 한국에서 만든 중문 번역본을 받아 주는지, 아니면 현지 번역을 따로 요구하는지에 따라 갈려요.

한국에서 붙이는 번역문 공증은 번역인이 공증인 앞에서 번역이 원문과 같다고 서약하는 방식이라, 사무소가 번역인을 확인해요. 신청인 본인이 번역한 문서는 받지 않는 사무소도 있어서, 회사 담당자가 직접 옮긴 중문본을 들고 가면 그 단계에서 다시 돌아오는 일이 생길 수 있어요.

두 경로 모두 마지막 인증은 1회이고 담당 기관은 법무부로 같아요. 차이는 번역 단계가 한국에서 들어가는지 중국에서 들어가는지 하나뿐이라, 현지 요구만 확인되면 경로 선택은 바로 끝나요. 기관을 기준으로 경로가 갈리는 원리는 자유판매증명서 발급기관별 경로 정리 글에서도 같은 방식으로 다뤘어요.

이사회 의사록 당일 견적을 받으려면 무엇을 보내야 하나요?

이사회 의사록의 번역공증·인증 견적은 번역 장수, 공증 건수, 인증 건수의 세 숫자로 정해져요. 의사록 전체 페이지 스캔본, 중국 제출처, 필요 부수, 번역 방식의 네 가지가 있으면 이 세 숫자가 모두 정해져 당일 산정할 수 있어요.

1. 전체 페이지 스캔본 — 표지와 서명면, 별지까지 모두 보내야 번역 장수가 정확히 나와요.
2. 중국 제출처 — 등기기관인지 은행인지에 따라 원문 경로와 번역문 첨부 경로가 갈려요.
3. 필요 부수 — 원본이 여러 곳에 들어가면 부수만큼 공증과 인증 건수가 늘어나요.
4. 번역 방식과 첨부 문서 — 중문 번역을 한국에서 붙일지, 여권 사본이나 등기부등본을 함께 맡길지를 알려 주세요.

아직 서명 전인 초안 스캔본으로도 견적은 낼 수 있어요. 다만 최종본에서 페이지가 늘거나 첨부 문서가 추가되면 견적도 바뀌므로, 확정본이 나오면 한 번 더 맞춰 보는 것이 좋아요. 종류별로 갖춰야 할 형태는 인증 구비서류 안내에서 미리 볼 수 있고, 법무부 인증은 위 규정 제9조에 따라 신청일부터 3일 이내 처리가 원칙이며, 수수료는 건당 1,000원(전자수입인지)이에요(아포스티유 발급절차·수수료 안내).

새 대표이사의 성명 표기는 무엇과 맞춰야 하나요?

의사록과 번역본에 적힌 새 대표이사의 성명, 생년월일, 여권번호는 지금 사용 중인 여권 정보면과 한 글자도 다르지 않아야 해요. 외국인 대표의 신원은 여권을 기준으로 맞춰 보는 경우가 있어서, 문서 속 표기가 여권과 어긋나면 현지에서 보완 요청이 나올 수 있어요.

▲ 의사록과 번역본의 성명 표기는 현재 여권 정보면과 맞춰야 합니다.

아래에서 다룰 중국 공증서 재발급 의뢰에서도 인적사항 확인은 따로 짚은 항목이었어요. 공증서에 적힌 성명, 생년월일, 여권 정보가 현재 신분증명과 맞는지 대조했고, 여권을 새로 받았거나 영문 표기가 바뀐 경우에는 철자 하나 차이로도 추가 확인이 생길 수 있다는 점을 미리 점검했어요.

법인 서류에는 한글 이름, 여권 영문 이름, 중문 번역 이름의 세 가지 표기가 함께 등장해요. 자회사가 현지에서 이미 쓰고 있는 중문 이름이 있다면 번역본도 그 표기에 맞추는 것이 등기 기록과 이어지기에 안전해요.

• 영문 철자 — 여권 정보면의 영문 성명과 띄어쓰기까지 같게 적어요.
• 여권 재발급 여부 — 최근 여권을 새로 받았다면 바뀐 여권번호로 문서를 다시 맞춰요.
• 중문 이름 — 현지 법인이 쓰는 기존 표기를 번역 전에 받아 두어요.
• 생년월일 형식 — 원문과 번역문의 날짜 표기 순서가 서로 같은지 확인해요.

공증받은 의사록도 발급일 기준에 걸려 다시 받아야 할 수 있나요?

공증받은 의사록도 제출기관이 정한 발급일 기준을 넘기면 다시 받아야 할 수 있어요. 공증서가 시간이 지나 저절로 무효가 되는 것은 아니지만, 기준은 등기기관, 출입국 업무, 학교마다 달라서 예전에 통과한 공증서라도 이번 제출처에서 그대로 통과한다는 보증은 없어요.

실제 의뢰에서는 국내에 체류 중인 중국 국적 의뢰인이 중국 현지에서 받아 둔 공증서를 몇 달 보관했다가 내려다, 제출기관이 일정 기간 이내 발급본만 인정해 접수가 막혔어요. 날짜만 고치거나 연장하는 방식은 없어서 중국 현지 공증을 접수부터 다시 밟았고, 재발급은 대행 기준 약 3주 일정이었어요.

▲ 사례 속 문서는 중국 현지에서 공증한 졸업장이었지만, 발급일 기준 문제는 법인 의사록에도 똑같이 생길 수 있어요.

중국 자회사에 보낼 의사록도 공증 뒤 현지 접수까지 시간이 벌어지면 같은 문제가 생길 수 있으니, 현지 등기기관이 발급일 기준을 두는지 준비 전에 확인해 두세요.

▲ 증서 자체의 무효 조건과 제출기관의 발급일 요건은 서로 다릅니다.

• 종류 확인 — 그 기관이 요구하는 공증서가 무엇인지 먼저 정확히 맞춰요.
• 날짜 대조 — 보관 중인 공증서의 날짜를 기관 요건과 비교해요.
• 재발급 범위 — 날짜만 바꾸는 방식은 없으므로 절차 전체를 다시 잡아요.
• 남은 일수 — 약 3주 일정이 마감 안에 들어오는지 계산해요.

제출 마감일이 있으면 인증 일정은 어떻게 역산하나요?

마감일이 정해진 서류 인증은 원본부터 보내기보다 제출처와 마감일을 먼저 알리고, 마감일에서 단계별 소요를 거꾸로 빼서 착수일을 정해야 안전해요.

중국 쪽 변경등기 신청 기한이 결의일부터 30일이라, 이사회 결의일을 기준점으로 두고 서명과 공증, 법무부 인증, 국제 배송, 현지 접수를 차례로 놓아 30일 안에 끝나는지 먼저 계산해요.

한국에서 번역문을 붙이는 경로라면 4단계, 원문 경로라면 3단계 각각의 소요에 중국 자회사로 원본을 보내는 국제 배송 기간까지 더해야 현지 마감을 맞출 수 있어요. 앞 사례처럼 발급일 기준에 걸려 재발급이 필요해지면 대행 기준 약 3주가 따로 들어가므로, 그만큼 여유를 두고 착수일을 잡아요. 기관별 처리 일수는 시기에 따라 달라지므로 접수 시점에 확인하고, 회사 안에서 끝내야 할 일과 대행에 넘길 일을 나눠 두면 같은 날 여러 단계가 동시에 움직여요.

회사가 직접 준비해야 하는 경우

• 결의와 서명 — 이사회 결의 내용을 확정하고 참석 이사의 서명이나 날인을 받아요.
• 현지 요구 목록 — 자회사 실무 담당자에게 제출처와 필요 목록, 마감일을 받아요.
• 신원 자료 — 새 대표이사의 여권 사본과 기존 중문 이름 표기를 넘겨요.

대행에 맡겨 한 번에 묶는 경우

• 중문 번역 — 사무소가 받는 번역인 방식으로 번역문을 만들어요.
• 공증 접수 — 원문과 번역문을 한 묶음으로 사무소에 접수해요.
• 인증 접수 — 공증문서는 법무부, 공문서 원본은 재외동포청으로 나눠 접수해요.
• 완성본 점검 — 성명 표기와 부수, 첨부 순서를 확인한 뒤 발송 단계로 넘겨요.

자주 묻는 질문(FAQ)

Q. 이사회 의사록 번역공증 견적은 무엇을 보내면 당일에 나오나요?

전체 페이지 스캔본, 중국 제출처, 필요 부수, 번역 방식의 네 가지를 보내면 당일 견적이 나와요. 번역 장수와 공증 건수, 인증 건수가 이 네 가지로 정해지기 때문이에요.

Q. 이사회 의사록 아포스티유는 어디서 발급받나요?

공증을 거친 의사록과 그 번역본은 법무부에서, 법인등기부등본처럼 법원이 발급한 공문서 원본은 재외동포청에서 발급받아요. 법무부 인증은 신청일부터 3일 이내에 처리되고 수수료는 건당 1,000원(전자수입인지)이며, 문서마다 담당 기관이 달라 접수 창구가 둘로 나뉠 수 있어요.

Q. 중국 자회사에 낼 의사록은 공증과 인증을 어떤 순서로 밟나요?

중국 등기기관이 현지 번역을 요구하면 서명, 공증, 법무부 인증의 3단계로, 한국에서 확정한 중문본을 받으면 서명, 중문 번역, 번역공증, 법무부 인증의 4단계로 밟아요. 어느 경로든 인증은 1회이고, 2023년 11월 7일 이후로는 영사확인 단계가 없어요.

Q. 중국 자회사 대표 변경에 법인등기부등본도 필요한가요?

현지 등기기관이나 자회사 실무 담당자가 모회사 증빙으로 요구하면 필요해요. 이 등본은 공문서 원본이라 재외동포청 인증 1회로 준비하고, 요구 목록을 먼저 받아 두면 의사록과 같은 날 견적에 함께 넣을 수 있어요.

Q. 중국 자회사 대표이사 변경등기는 결의 후 언제까지 신청해야 하나요?

중국 「市场主体登记管理条例」 제24조에 따라 변경 결의일부터 30일 이내에 등기기관에 신청해야 해요. 번역·공증과 법무부 아포스티유, 국제 배송 기간을 모두 더해 30일 안에 현지 접수가 끝나도록 결의일부터 일정을 잡아요.

함께 보면 좋은 글 · 혼인관계증명서 직접 번역, Q1비자 번역공증 다시 맡길 때 기준 · 중국 대학 졸업 학위증 학력인증, 귀국 후 아포스티유 대행 1회로 끝내는 경로

윈차이나 접수 현황 (자체 집계)

윈차이나는 2017년부터 중국 취업·유학·거류·상용 비자와 중국 제출용 서류의 번역·공증·아포스티유 인증을 원스톱으로 대행해 왔습니다. 서울 광화문 사무실에서 평일 상담을 운영하며, 필요 서류와 일정은 케이스별로 확인해 안내합니다.