중국 IT기업 이직용 경력증명서 아포스티유 대행, 회사 직인은 본인이 받는 몫

안녕하세요, 윈차이나입니다.
중국 IT기업으로 이직을 앞둔 분들이 상담에서 자주 묻는 질문이 있어요. 아포스티유 대행을 맡기면 회사 직인까지 대신 받아 주느냐는 질문이에요. 결론부터 말씀드리면, 직인이 찍힌 경력증명서 원본은 본인이 회사에 요청해서 받아 와야 해요. 대행이 시작되는 지점은 그 원본을 넘겨받는 순간부터예요.

이 글은 최근 실제로 진행한 경력증명서 건의 서류 사진을 순서대로 보여드리면서, 발급부터 아포스티유까지 4단계 가운데 어디까지가 본인 몫이고 어디부터가 대행 몫인지 정리한 실무 기록이에요. 서류가 중간에 되돌아오는 지점은 대부분 접수 이후가 아니라 발급 단계에 있기 때문에, 그 구분선부터 짚어 볼게요.

경력증명서 아포스티유 대행을 맡기면 회사 직인은 누가 받아 와야 하나요?

회사 직인이 찍힌 경력증명서 원본은 근무했던 회사가 근로자 본인의 청구로 발급하는 서류라서, 본인이 직접 요청해 받아 와야 해요. 근로기준법 제39조는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금 등에 관한 증명서를 청구하면 회사가 사실대로 적어 즉시 내주도록 정하고 있고, 청구하는 사람은 근로자 본인이에요. 가족 같은 대리인이 위임장으로 받아 올 수 있는지는 회사 내규에 따라 달라서 인사팀에 먼저 물어봐야 하고, 대행이 회사에 직접 신청하는 구조는 아니에요. 그래서 경력증명서 아포스티유 절차는 발급, 번역, 공증, 아포스티유의 4단계 중 첫 단계만 본인 몫으로 남는 구조예요.

IT 업종 이직에서는 이 첫 단계가 생각보다 길어지는 경우가 많아요. 이미 퇴사한 전 직장에 요청해야 하거나, 인사 담당자가 따로 없어 대표이사 날인을 받기까지 며칠이 걸리기도 하기 때문이에요. 퇴사한 회사라도 시행령 기준으로 30일 이상 계속 근무했고 퇴직 후 3년 이내라면 청구할 수 있고, 회사가 거부하면 500만원 이하 과태료 대상이에요(뉴시스 2026년 6월 5일). 직인 원본만 손에 들어오면 나머지 3단계는 한 번에 묶어서 진행할 수 있어요.

본인 몫 (1단계)

• 발급 요청 — 회사 인사팀에 경력증명서 발급 요청, 담당 업무 기재까지 요청
• 원본 수령 — 대표이사 직인이 찍힌 종이 원본 수령
• 표기 대조 — 여권 영문명과 이름 표기, 근무기간 대조
• 요구 형식 확인 — 입사할 중국 기업이 원하는 기재 항목과 인증 여부 확인

대행 몫 (접수 검토 후 2~4단계)

• 접수 검토 — 원본 수취와 발급 형태, 직인 상태 검토
• 중국어 번역 — 중국어 번역사가 원본 서식 그대로 번역
• 번역공증 — 공증사무소에서 번역 공증
• 아포스티유 — 공증 문서에 대한 법무부 아포스티유 신청과 수령

▲ 회사가 발급하고 대표이사 직인을 찍은 경력증명서 원본이며, 이 서류부터 본인이 준비해야 합니다.

왜 회사 직인이 찍힌 원본이어야 아포스티유까지 갈 수 있나요?

회사가 발급한 경력증명서는 국가기관이 아닌 민간이 만든 사문서라서, 공증을 거쳐야 아포스티유를 붙일 수 있는 문서가 돼요. 아포스티유는 문서 자체의 내용이 아니라 그 문서에 서명하거나 날인한 주체를 확인하는 인증이에요. 따라서 공증인이 확인할 수 있는 원본, 즉 회사 직인이 실제로 찍힌 종이 서류가 출발점이 되어야 해요. 공증문서의 아포스티유는 법무부 아포스티유 발급 규칙에 따라 법무부장관이 발급해요.

실무에서 자주 반려되는 형태는 메일로 받은 스캔 파일을 출력한 사본, 직인 부분이 흐릿하게 복사된 서류, 그리고 홈페이지에서 내려받은 전자증명서 PDF예요. 이런 형태로는 공증 자체가 진행되지 않아서, 회사에 다시 요청해야 하는 일이 생겨요. 이번 사진 속 경력증명서도 발급번호와 함께 아래 7개 항목이 표 형태로 정리되어 있고, 하단에 발급일과 회사명, 대표이사 직인이 모두 찍혀 있었어요. 다만 이 양식에는 담당 업무 칸이 없어서, 중국 쪽이 업무 내용을 요구하면 회사에 추가 기재를 요청해야 해요.

• 인적 사항 3개 — 성명, 주민등록번호, 주소
• 근무 사항 3개 — 소속, 직위, 근무기간
• 사용 용도 1개 — 비워 두거나 제출처 기재
• 발급 정보 — 발급번호, 발급일, 회사명, 대표이사 성명과 직인

경력증명서를 받은 날 본인이 직접 확인할 것은 무엇인가요?

발급받은 당일에 여권과 나란히 놓고 이름 표기, 근무기간, 직인 상태 3가지를 대조하는 것이 본인만 할 수 있는 확인 작업이에요. 번역본의 영문 이름이나 병음 표기가 여권과 한 글자라도 다르면, 중국 쪽 심사에서 동일인 여부가 멈추고 번역부터 다시 진행해야 해요. 대행이 접수 전 검토를 하더라도, 원본에 적힌 근무기간이나 직위가 실제와 다른지는 본인만 알아볼 수 있어요.

입사할 중국 기업의 요구 형식도 이 단계에서 확인해 두는 게 좋아요. 이직용 경력증명서는 중국 외국인 취업허가 신청의 업무 경력 증명으로 쓰이는데, 예를 들어 서북대학교 취업허가 서류 안내(2023년 3월)는 원 근무처나 현 근무처가 1년 이내에 발급하고 직위, 근무기간, 업무 내용을 적은 뒤 책임자 서명과 직인을 찍은 증명, 그리고 외국어 증명이면 중문 번역을 요구해요. 같은 안내에 경력증명서 인증 요구는 없어서, 아포스티유까지 필요한지는 입사 기업과 지역 담당 기관의 안내로 확인해야 해요. 또한 제출처에 따라 전자 아포스티유 대신 실물 아포스티유를 요구하는 경우도 있어서, 제출처 안내문을 먼저 받아 두면 재작업을 줄일 수 있어요. 비자 신청 단계의 일반 서류 기준은 중국비자신청서비스센터에서 함께 볼 수 있어요.

• 이름 표기 — 여권 영문명과 철자, 띄어쓰기까지 일치하는지
• 근무기간과 직위 — 입사일, 퇴사일, 직위가 이력서와 같은지
• 직인 상태 — 선명하게 찍힌 원본인지, 복사본이 아닌지
• 발급일과 업무 내용 — 발급일이 1년 이내인지, 담당 업무가 적혀 있는지
• 제출처 형식 — 실물 아포스티유 요구 여부와 원본 제출 부수

직인 원본을 넘긴 뒤 대행은 어떤 순서로 진행하나요?

직인 원본을 넘겨받은 대행은 접수 검토를 마친 뒤 중국어 번역, 번역공증, 법무부 아포스티유의 3단계를 순서대로 진행해요. 번역공증은 번역한 사람이 공증인 앞에서 번역이 원문과 같다고 서약하는 방식이라, 공증사무소가 번역인의 신원과 번역 능력을 확인해요. 사무소에 따라 신청인 본인의 번역은 받지 않는 곳이 있어서 대행에서는 중국어 번역사가 번역하고 서약해요. 번역인 기준은 번역공증에서 번역인을 확인하는 이유에서 더 자세히 다뤘어요.

1. 서류 수취와 검토 — 발급 형태, 직인 상태, 이름 표기 확인
2. 중국어 번역 — 원본의 7개 항목을 같은 표 구조로 옮김
3. 번역공증 — 번역사가 원문과 상위없음을 서약하고 공증인이 인증
4. 아포스티유 — 공증 문서에 대해 법무부 아포스티유 신청과 수령

▲ 원본의 성명부터 사용 용도까지 7개 항목을 같은 순서의 중국어 표로 옮긴 번역본입니다.

사진의 중국어 번역본을 보면 항목 순서와 표 구조, 발급번호, 대표이사 직함까지 원본과 1대1로 맞춰져 있어요. 중국 쪽 담당자가 원본과 번역본을 나란히 놓고 대조하기 때문에, 항목을 빠뜨리거나 순서를 바꾸면 그 자체로 보완 요청이 올 수 있어요. 번역이 끝나면 공증사무소에서 공증 표지와 인증문이 붙은 한 묶음의 공증 문서가 만들어져요. 서류 종류별로 준비할 원본 형태는 아포스티유 구비서류 안내에 정리해 두었어요.

▲ 번역공증이 끝나면 공증사무소의 Notarial Certificate 표지가 서류 묶음 맨 앞에 붙습니다.

법무부 아포스티유가 붙으면 중국 IT기업 제출까지 무엇이 남나요?

공증을 거친 경력증명서에 법무부 아포스티유가 붙으면 한국 쪽 인증은 그것으로 끝나고, 추가 영사 절차 없이 중국에 그대로 제출할 수 있어요. 중국은 2023년 11월 7일 아포스티유 협약이 발효되면서 주한중국대사관 영사확인이 중단됐고, 이 변경 내용은 주한중국대사관 공지로 확인할 수 있어요. 과거처럼 아포스티유 뒤에 대사관 단계를 하나 더 거칠 필요가 없다는 뜻이에요.

여기서 헷갈리기 쉬운 점은 아포스티유를 붙이는 기관이 서류 성격에 따라 2곳으로 나뉜다는 거예요. 가족관계증명서처럼 국가기관이 발급한 공문서는 2023년 6월 5일부터 재외동포청에서, 공증을 거친 경력증명서 같은 문서는 법무부에서 아포스티유가 붙어요. 사진의 아포스티유에도 발급 주체가 The Ministry of Justice로 적혀 있어요.

▲ 공증 문서에 법무부 아포스티유가 붙으면 중국 제출 전 한국 쪽 인증이 마무리됩니다.

아포스티유를 받은 서류는 입사할 기업의 인사 담당자에게 보내져 취업허가와 취업비자 서류에 함께 들어가요. 이직 과정에서 함께 준비하는 학위 서류나 비자 서류 구성은 중국 Z비자 서류 대행 글과 중국비자 종류 안내를 같이 보시면 흐름이 잡혀요. 입국 뒤 체류 관련 규정은 중국 국가이민관리국에서 공식 내용을 확인할 수 있어요.

이직 일정에 맞추려면 언제부터 움직여야 하나요?

경력증명서 아포스티유 일정은 대행 기간이 아니라 회사에서 직인 원본을 받는 날을 기준으로 잡아요. 서류에 문제가 없으면 대행 기준으로 번역공증부터 아포스티유까지 영업일 약 3일이 걸리지만, 이 3일은 직인 원본이 넘어온 날부터 계산돼요. 전 직장 인사팀의 회신이 늦거나, 이름 표기 오류로 재발급이 한 번 끼면 그만큼 전체 일정이 뒤로 밀려요.

그래서 오퍼 레터를 받은 직후 회사에 경력증명서를 요청하고, 받은 당일 확인을 끝낸 뒤 바로 원본을 넘기는 흐름이 일정상 안전해요. 지방에 계시거나 방문이 어렵다면 원본을 우편이나 택배로 보내는 방식으로도 진행할 수 있어요. 다만 원본이 필요한 절차라서 사본이나 사진 전송만으로는 시작되지 않아요.

• 하나 — 오퍼 확정 당일 회사에 직인 원본 발급 요청
• 둘 — 수령 당일 여권과 이름 표기, 근무기간 대조
• 셋 — 입사 기업에 실물 아포스티유 요구 여부와 제출 부수 확인
• 넷 — 원본 전달 후 영업일 약 3일, 재발급 변수는 여유일로 따로 확보

정리하면 경력증명서 아포스티유 대행은 4단계 중 3단계를 줄여 주는 방법이지, 회사 직인을 받는 첫 단계까지 없애 주는 방법은 아니에요. 직인 원본과 표기 확인이 끝난 서류가 준비됐을 때 대행의 사흘이 제 속도를 내요.

자주 묻는 질문(FAQ)

Q. 중국 IT기업 이직용 경력증명서도 원본에 바로 아포스티유를 받을 수 있나요?

아니요, 회사가 발급한 경력증명서는 사문서라서 번역공증을 먼저 거친 뒤 법무부 아포스티유를 받아야 해요. 가족관계증명서처럼 국가기관이 발급한 공문서는 원본에 바로 재외동포청 아포스티유가 붙지만, 회사 직인이 찍힌 경력증명서는 공증 1회와 아포스티유 1회가 필요해요. 2023년 11월 7일 이후에는 아포스티유 뒤에 주한중국대사관 영사확인을 따로 받지 않아요.

Q. 이미 퇴사한 전 직장의 경력증명서도 대행이 대신 발급받아 줄 수 있나요?

아니요, 근로기준법 제39조의 경력증명서는 근로자 본인이 회사에 청구하는 서류라서 대행이 대신 발급받지는 않아요. 퇴사한 회사라도 30일 이상 계속 근무했고 퇴직 후 3년 이내라면 청구할 수 있고, 가족이 위임장으로 받을 수 있는지는 회사 내규에 따라 달라요. 대행은 원본을 넘겨받은 뒤의 번역, 번역공증, 아포스티유부터 맡아요.

Q. 입사할 회사가 경력증명서 스캔본으로 먼저 받아 준다면 스캔본으로 아포스티유도 진행할 수 있나요?

아니요, 입사할 회사가 스캔본으로 서류 검토를 먼저 시작하더라도 아포스티유까지 가려면 회사 직인이 실제로 찍힌 종이 원본이 있어야 공증이 진행돼요. 스캔 파일을 출력한 사본, 직인이 흐릿하게 복사된 서류, 홈페이지에서 내려받은 전자증명서 PDF는 실무에서 자주 반려되는 형태예요. 방문이 어렵다면 원본을 우편이나 택배로 보내는 방식으로 진행할 수 있어요.

Q. 이직 서류용 경력증명서 중국어 번역은 본인이 직접 해도 공증이 되나요?

공증사무소에 따라 달라서 미리 확인해야 해요. 번역공증은 번역한 사람이 공증인 앞에서 번역이 원문과 같다고 서약하는 방식이라 사무소가 번역인의 신원과 번역 능력을 확인하고, 신청인 본인의 번역은 받지 않는 곳도 있어요. 번역본은 원본의 7개 항목을 같은 표 구조로 옮겨야 중국 쪽 대조 과정에서 보완 요청을 줄일 수 있어요.

Q. 중국 입사 서류 마감이 가까우면 경력증명서 아포스티유는 언제까지 맡겨야 하나요?

대행 기준 영업일 약 3일을 마감일에서 거꾸로 계산해, 그보다 앞서 직인 원본을 넘겨야 해요. 이 기간은 원본이 넘어온 날부터 계산되므로, 회사에서 원본을 받는 날이 실제 일정의 기준점이에요. 이름 표기 오류로 재발급이 생길 수 있으니 여유일을 따로 확보해 두세요.

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윈차이나 접수 현황

윈차이나는 2017년부터 중국 취업·유학·거류·상용 비자와 중국 제출용 서류의 번역·공증·아포스티유 인증을 원스톱으로 대행해 왔습니다. 서울 광화문 사무실에서 평일 상담을 운영하며, 필요 서류와 일정은 케이스별로 확인해 안내합니다.