본사 정관 번역공증, 중국 자회사 등기 원스톱 대행에 넘기는 구간

안녕하세요, 윈차이나입니다.
중국에 자회사를 세우기로 결정하고 나면 가장 먼저 책상에 올라오는 서류가 본사 정관이에요. 현지 로펌이나 등기 대리인이 보내온 제출 목록에 정관 중문 공증본이 적혀 있는데, 막상 어디서부터 손을 대야 하는지가 막막하다는 문의가 많아요. 번역을 먼저 맡겨야 하는지, 공증을 받고 번역해야 하는지, 아포스티유는 어느 기관에서 받는지가 한 번에 정리되지 않기 때문이에요.

결론부터 말씀드리면 이 구간은 서류 한 건당 4단계로 고정되어 있고, 원본 발급을 제외한 뒤 구간은 한 창구에서 통째로 묶어 진행할 수 있어요. 아래에서 각 단계가 무엇을 확인하는 절차인지, 대행에 넘길 수 있는 범위는 어디까지인지, 실무에서 서류가 되돌아오는 지점은 어디인지를 순서대로 정리했어요.

중국 자회사 등기에 본사 정관 번역공증이 꼭 필요한가요?

중국 현지 등기 기관에 내는 본사 정관은 중국어 번역본에 공증을 붙이고 아포스티유까지 받아야 효력을 인정받아요. 아포스티유 하나만 붙이면 끝난다고 알고 계신 경우가 많은데, 아포스티유가 보증하는 대상은 서류의 내용이 아니라 그 서류에 찍힌 도장과 서명이 진짜라는 사실이에요. 즉 발급 주체를 확인해 주는 제도이지, 한국어로 적힌 조문을 중국 담당자가 읽을 수 있게 만들어 주는 절차가 아니에요.

정관은 자본금, 사업 목적, 주주 구성, 이사회 구성처럼 등기 심사에서 직접 대조되는 항목이 줄줄이 적힌 문서예요. 현지 담당자가 이 항목을 중국어로 확인할 수 없으면 심사 자체가 진행되지 않아요. 그래서 중국 제출용 정관은 중문 번역을 붙이고, 그 번역이 원문과 같다는 점을 공증으로 확인받은 뒤에 아포스티유를 받는 구조로 설계돼요. 번역 없이 인증부터 진행하면 비용과 시간을 쓰고도 제출 단계에서 처음으로 돌아가야 해요.

또 하나 자주 빠뜨리는 지점이 정관만으로 등기가 끝나지 않는다는 점이에요. 법인등기부등본, 법정대표 신분을 증명하는 서류, 은행 신용 관련 증명처럼 함께 묶여 들어가는 서류가 있고, 이들 역시 같은 4단계를 각각 거쳐요. 법정대표 관련 서류의 진행 방식은 법정대표신분증명 원본대조공증, 중국 지사 설립 원스톱 대행의 마감 역산 글에서 따로 정리해 두었어요.

본사 정관 번역공증은 어떤 순서로 진행되나요?

정관 번역공증은 원본 확보, 중국어 번역, 번역문 공증, 아포스티유까지 모두 4단계로 진행돼요. 단계가 늘거나 줄지 않는 고정 경로이고, 순서를 바꿔 진행할 수도 없어요. 번역이 공증보다 앞에 서는 이유는 공증인이 확인하는 대상이 번역문과 원문의 일치 여부이기 때문이에요.

1. ① 원본 확보 — 등기소에서 인증받은 정관 또는 법인이 보관 중인 최신 정관을 준비해요. 조문 개정이 있었다면 개정 이후 판본인지부터 확인해요.
2. ② 중국어 번역 — 자격을 갖춘 번역사가 전문을 중문으로 옮겨요. 개인이 직접 옮긴 번역본만으로는 다음 단계가 진행되지 않아요.
3. ③ 번역문 공증 — 공증사무소에서 번역문이 원문과 같다는 점을 확인하고 공증인 서명과 직인을 붙여요. 이 단계를 거치면서 사문서가 공증서류가 돼요.
4. ④ 아포스티유 — 공증인의 자격과 직인을 확인하는 확인서를 부착해요. 발급 기관과 신청 방법은 외교부 아포스티유 안내에서 확인할 수 있어요.

▲ 원본 확보까지가 본사 몫이고, 이 단계가 끝나야 번역부터 아포스티유까지 한 창구로 넘어갑니다.

여기서 많이 헷갈리는 항목이 아포스티유 발급처예요. 서류가 어떤 성격이냐에 따라 담당 기관이 갈려요. 주민센터나 등기소에서 뗀 공문서는 외교부가, 공증사무소를 거친 공증서류는 법무부가 확인서를 발급해요. 정관의 중문 공증본은 공증인이 서명한 문서이므로 법무부 경로로 들어가요. 아래 표에서 두 경로를 비교해 두었어요.

과거에는 아포스티유 대신 주한중국대사관 영사확인을 받아야 했지만, 2023년 11월 7일 중국에서 아포스티유 협약이 발효되면서 그 경로는 중단됐어요. 지금은 아포스티유 1회로 제출이 가능해요. 서류별 구비 항목은 아포스티유 구비서류 안내에서, 중국 측 공관 안내는 주한중국대사관에서 함께 확인하시면 돼요.

원스톱 대행은 어디까지 맡고 본사는 무엇을 하나요?

원스톱 대행이 맡는 구간은 4단계 중 번역부터 아포스티유 수령까지 3개 단계이고, 원본 확보 단계만 본사 몫으로 남아요. 정관 원본은 법인 내부 문서이거나 등기소에서 직접 떼어야 하는 서류라 대리 발급 범위가 제한되기 때문이에요. 반대로 말하면 원본만 확보되면 그 뒤로는 서류를 들고 번역사, 공증사무소, 정부 기관을 따로 찾아다닐 일이 없어요.

제조업체가 상하이에 생산 법인을 세우는 경우와 IT 기업이 베이징에 연구 조직을 두는 경우를 비교해 보면, 정관에서 중점적으로 번역 검수를 거치는 조문이 달라요. 전자는 사업 목적 조항에 기재된 제조 품목 범위가 현지 영업 허가 범위와 맞물리고, 후자는 지식재산 귀속이나 출자 방식 조항이 심사에서 더 자주 거론돼요. 번역 단계에서 이 조문의 용어를 현지 등기 서류에 쓰인 표현과 맞춰 두는 작업이 실질적인 검수예요.

▲ 번역공증을 거치면 기재 항목이 중국 담당자가 바로 읽을 수 있는 형태가 됩니다.

정관과 함께 나가는 금융 서류도 같은 방식으로 묶여요. 자본금 납입 능력을 확인하는 은행 측 증명서가 대표적인데, 이 서류 역시 자격을 갖춘 번역사의 번역본만 공증으로 이어져요. 실제 진행 방식은 상하이 대표처 은행신용증명 번역공증 대행, 자격 번역사 번역본만 공증 가능 글에 정리해 두었어요.

실제 진행에서 서류가 되돌아오는 지점은 어디인가요?

서류가 되돌아오는 지점은 인증 절차 자체보다 원본의 형태와 제출처가 요구하는 조건에서 더 자주 생겨요. 최근 중국 법인 설립 서류를 진행하면서 실제로 발이 묶였던 구간도 번역이나 공증이 아니라, 그 앞뒤에서 확인하지 않고 넘어간 항목이었어요. 네 가지로 정리하면 아래와 같아요.

• 전자증명서 출력본 — 홈페이지에서 내려받은 전자증명서 PDF는 인증 원본으로 쓰지 못하는 경우가 있어요. 발급 기관 직인이 실물로 찍힌 원본을 컬러로 확보해 두는 편이 안전해요.
• 전자 아포스티유와 실물 스티커 — 전자 방식으로 발급받아 보냈다가 제출처에서 실물 스티커를 다시 요구해 일정이 밀린 사례가 있어요. 중국 현지 기관은 실물 형태를 선호하는 경우가 많아 전자본 인정 여부를 먼저 물어봐야 해요.
• 제출 언어 한 줄 — 영문본이 발급되니 번역을 빼도 되는지 묻는 문의가 꾸준해요. 중국 기관 제출이라면 국문 원본에 중문 번역본과 공증을 붙이는 쪽이 안전하고, 판단 근거는 제출 안내문에 적힌 제출 언어 한 줄이에요.
• 직접 번역한 원고 — 사내 인력이 옮긴 번역본만으로는 공증이 진행되지 않아요. 자격을 갖춘 번역사의 번역이 있어야 공증과 아포스티유로 이어져요.

▲ 공증을 거친 서류의 아포스티유는 법무부 명의로 부착됩니다.

기간 감각도 함께 잡아 두는 편이 좋아요. 번역부터 아포스티유까지 진행 기간은 서류 수취 다음 날부터 약 3영업일을 기준으로 잡지만, 여기에 원본 발급 시간과 국제 우편 기간은 포함되지 않아요. 등기 신청일이 정해져 있다면 그 날짜에서 거꾸로 세어 원본 확보 시점을 먼저 못 박아야 해요. 서류 건수가 늘수록 각 건이 따로 계산되므로, 정관과 함께 나갈 서류 목록을 한 번에 확정해 같이 접수하는 쪽이 일정이 짧아져요.

등기 담당자가 현지를 오갈 때 비자는 어떻게 준비하나요?

중국 상용 복수비자는 유효기간 안에 여러 번 입국할 수 있는 비자여서, 자회사 등기처럼 현지 방문이 반복되는 업무에 쓰여요. 등기 신청, 계좌 개설, 영업 허가 수령처럼 담당자가 직접 가야 하는 일정이 몇 달에 걸쳐 나뉘어 생기기 때문이에요. 비자 신청의 출발점은 중국 측이 발행한 초청장이고, 자회사 설립 단계에서는 현지 법인이 아직 등기 전이라 거래처나 협력사 명의로 초청장을 받는 경우가 생겨요.

비자 종류별 체류 조건과 발급 범위는 비자 종류별 비교에서 비교해 보실 수 있고, 접수 창구와 신청 절차는 중국비자신청서비스센터에서 확인할 수 있어요. 입국 이후 체류와 등록에 관한 기준은 중국 국가이민관리국이 담당해요. 서류 인증과 비자 접수를 같은 창구에서 진행하면 여권 사본이나 사업자 관련 증명을 중복으로 발급받는 일이 줄어들어요.

접수 전에 마지막으로 확인할 항목은 무엇인가요?

정관 인증을 시작하기 전에 확인할 항목은 다섯 가지로 좁혀져요. 인증은 한 번 시작하면 되돌리는 데 시간과 비용이 다시 들기 때문에, 발급 신청 전에 이 항목부터 맞춰 두는 편이 결과적으로 빨라요.

1. 현지 대리인이 보낸 제출 목록에 정관 외에 어떤 서류가 함께 적혀 있는지 전부 확인했는지
2. 정관이 최근 개정 사항까지 반영된 최신본인지, 개정 이력이 있다면 어느 판본을 제출하는지
3. 제출처가 요구하는 언어가 중문인지, 영문본도 받아 주는지
4. 아포스티유를 실물 스티커로만 받는지, 전자본도 인정하는지
5. 등기 신청 예정일에서 역산했을 때 원본 확보 시점이 언제까지인지

특히 제출 안내에 공증이라고만 적혀 있는 경우가 함정이에요. 번역공증까지만 뜻하는지 아포스티유까지 포함하는지 기관마다 기준이 달라서, 이 한 줄이 애매하면 발급 신청 전에 현지 대리인에게 메일로 먼저 물어 두는 쪽이 안전해요. 조문에 적힌 회사명과 자본금 표기가 등기 신청서에 쓸 내용과 같은지까지 맞춰 보면 재인증을 피할 수 있어요.

자주 묻는 질문(FAQ)

Q. 자회사 등기에 내는 본사 정관은 원스톱 대행에 어디까지 맡길 수 있나요?

대행이 맡는 구간은 4단계 중 중국어 번역과 공증, 아포스티유 수령까지 3개 단계예요. 원본 확보는 법인 내부 문서이거나 등기소에서 직접 떼어야 하는 서류라 본사 몫으로 남아요. 원본만 확보되면 그 뒤로는 번역사와 공증사무소, 정부 기관을 따로 찾아다닐 일이 없어요.

Q. 중국 자회사 설립을 막 결정했는데, 정관은 무엇부터 준비하나요?

가장 먼저 확보할 것은 정관 원본이에요. 등기소에서 인증받은 정관이나 법인이 보관 중인 최신 정관을 준비하고, 조문 개정이 있었다면 개정 이후 판본인지부터 확인해요. 현지 등기 대리인이 보낸 제출 목록을 함께 받아 두면 같이 인증할 서류를 한 번에 묶을 수 있어요.

Q. 정관 아포스티유는 왜 외교부가 아니라 법무부에서 받나요?

아포스티유 발급 기관은 서류의 성격에 따라 갈려요. 주민센터나 등기소에서 뗀 공문서는 외교부가, 공증사무소를 거친 공증서류는 법무부가 확인서를 발급해요. 정관 번역공증본은 공증인이 서명한 문서여서 법무부 경로로 들어가요.

Q. 2주 뒤가 등기 신청일인데 정관 인증은 기간이 얼마나 걸리나요?

번역부터 아포스티유까지는 서류 수취 다음 날부터 약 3영업일을 기준으로 잡아요. 여기에 원본 발급 시간과 국제 우편 기간은 포함되지 않아서, 등기 신청일에서 거꾸로 세어 원본 확보 시점을 먼저 못 박아야 해요. 서류 건수가 늘수록 각 건이 따로 계산되니 함께 나갈 목록을 한 번에 확정해 같이 접수하는 쪽이 짧아요.

Q. 등기 담당자 출장용 상용 복수비자 초청장은 누구 명의로 받나요?

명의는 중국 현지에 등록된 기업이나 기관이 돼요. 자회사 등기가 아직 끝나지 않았다면 설립 예정 법인 명의로는 발행이 어려워서, 거래처나 협력사 명의로 받는 경우가 많아요. 등기 서류 인증과 비자 접수를 같은 창구에서 진행하면 여권 사본이나 사업자 관련 증명을 중복으로 발급받는 일이 줄어들어요.

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윈차이나 접수 현황

윈차이나는 2017년부터 중국 취업·유학·거류·상용 비자와 중국 제출용 서류의 번역·공증·아포스티유 인증을 원스톱으로 대행해 왔습니다. 서울 광화문 사무실에서 평일 상담을 운영하며, 필요 서류와 일정은 케이스별로 확인해 안내합니다.